グリーンホームだより

活動How to use テクノロジー!(17)〜情報共有〜

第17回のテクノロジーは、『情報共有ツール』を紹介します!

どの業界、組織でも「情報共有」が課題になっていますよねー。
現代人は忙しいとはいえ、様々なツールも開発されていますし、テクノロジーがはるかに進んだ現代において、「情報共有」がどうして課題になっているのでしょうか?

平成の初めからお仕事をさせていただいて、私の感覚で誠に恐縮ですが…、当時とは情報量とそれに伴い求められる処理のスピードが格段に増加しています。といいますか、膨大な情報がすぐにメールやインターネット、SNSなどで一方的に送られてくるので、全く追いついていかないことも多いです。(情報が早く到達し入手できることは、よいことだと思っています。)
そこで、ひとの力を補ってくれたり、場合によっては増強してくれるようなものを使っていく必要があると思っています。
でも、従来の人と人とがコミュニケーションをとっていくことも大切ですよね。
今やっているのは、作り込んだり、積み重ねていく作業が必要なことは従来の方法で、それ以外は極力ツールを使用していくことです。
求められているタスクごとに使い分けていくことがよいと思ってます。

当法人では「情報連携」に、従来の電話(外線・内線)、FAX、メールに加えて、次のようなツールを使用しています。
①「NAS(ネットワークHDD)」
これがなかなか使えます!
1TB以上の容量があって、各部署・役職者専用の鍵付きフォルダとスタッフが各部署の端末から自由にアクセスできるフォルダの2タイプを用意しています。
後者の使用方法としては、各種規程・マニュアル、各部署から提出される予定勤務表、内部会議の事項書(会議終了後に報告書に差替え)、事業計画・事業報告等の各部署への依頼事項の提出、有用資料や共有したいデータ、ホームページの掲載依頼などをやりとりしています。
NASに収納したら、共有したい相手に内線を1本入れておけばOKですので、時間も紙も節約することができます。
その他
②「Microsoft365、DropBoxなどによる複数のデバイスでの共有」
③「1つのメールアドレスによるアプリ等のアカウント取得」
ホームページの一部の管理権限、Googlemapオーナー、Microsoft 365、DropBox、オンライン会議アプリなどはGmailでやっています。
④「職員緊急連絡メール」
災害時想定だけでなく、台風・降雪などのスタッフへの注意喚起にも使用しています。
⑤「カレンダーアプリやスケジュール調整アプリ」
⑥「ホームページ公開内容」
法人・事業所の方針やそれぞれの部署の取組内容、外部向けの案内、情報公開の内容など、ホームページを閲覧することでスタッフも理解することができます。ホームページの公開内容を外部向けだけでなく、スタッフとの情報共有ツールとしても使用しているのは、当会独特かもしれません…。
⑦「LINEWORKS」
⑧「介護(保険)ソフト」(フェイスシート、アセスメントシート、ケアプランなど、介護保険に関する情報)
⑨「インカム」
『How to use テクノロジー!(4)〜インカム〜』をご覧ください。
⑩「紙媒体」(ツール⁇)
書籍、押印が必要な文書、電話メモ・郵便物等...
などをそれぞれの階層、部署で活用しています。

特にページ数がたくさんあるものや、複数回・定期的に開催するようなこと、往復の連絡が何度も必要なことはデジタルが便利ですね。

また、職員が外部で動画等を再生できるようにと非公開アカウントにはなりますが、instagramに介護予防ボイストレーニング動画などをUPしています。
外部での活用が進んでいけば、一般公開したいと考えてます♪


(「私たちは、地域に信頼されるべき存在であり続けます」“We will continue to be trusted by the community” 特別養護老人ホーム 施設長))

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